如何建立简单安全高效的财务部门-如何高效完成财务工作

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怎样建立优秀财务部门

又是什么原因让我们如此重视财务团队的作用? 团队是组织提高运行效率的可行方式,它有助于组织更好地利用员工的才能。管理人员发现,在多变的环境中,团队比传统的部门结构或其他形式的稳定性群体更灵活,反应更迅速。事实表明,如果某种工作任务的完成需要多种技能、经验,那么由团队来做通常效果比个人好。这就是我们经常说的“三个臭皮匠抵上一个诸葛亮”。 □ 考核财务团队的几项标准 那么,是不是拥有了高效的团队,财务经理就可能高枕无忧?每月只用看看经营报表,用每月财务人员做出来的一套表格就来鉴定财务团队是否合格?当然用经营报表的质量来考核财务团队工作只是其中的一方面,但并不是全部。 借鉴许多成功的管理办法,这种做法显然行不通。一个团队的表现是多层面的。因此,除了日常工作外,团队的学习能力、执行力、创新力等也是考核一个团队的重要条件。 □ 组织学习的重要性 财务行业本身就是一个需要不断学习不断实践的一个部门,要建设一个优秀的财务部门学习是非常重要的,只有一个懂得不断充实自我的学习型团队,才能在发展的社会中为公司创造出更多的“奇迹”。从学习的作用来讲:传统型财务团队的学习性意识不强,每年仅仅依靠一两次的后续教育培训(而且很多情况也未必到位),多满足固有的知识和经验,而不很自觉吸取新知识,也不积极开展横向学习。而在学习型财务团队里,无论是从机制上还是观念上都充满了强烈的再学习意识,善于在实践中将理论和实际相结合,善于发现他人优点,加以吸收。 面对这样的员工,财务经理人需要擅于创造学习的机会和组织学习。作为团队来说,组织学习的特点是什么?实际上就是五项修炼,一个学习型组织的理论、工具和方法就是分出三个领域,这三个领域是对核心能力的支持。把它形容为一个三条腿的凳子,三条腿都非常重要,如果拿掉一个腿,凳子就会倒,左边那条腿叫做热望、欲望,右边的是团队学习,中间就是系统思考。每一条腿都非常重要,也就是说每个核心能力都非常重要。总体来说,团体的智慧总是高于个人的智慧。当团体真正在学习的时候,不仅团体能产生出色的效果,其个别成员的成长速度也比其他的学习方式更快。 在实际工作过程中我们的学习可以采用多种的方式来实现,可以通过培训获取实践与理论知识,让财务人员报考职称获取书本知识,通过相互交流学习实践经验, 通过财务经理在工作中的业务指导使团队成员学习业务技能,通过财务例会学习规章制度等。所以学习的方式可以多种多样,关键看我们如何运用。需要注意的是作为财务团队带头人——财务经理,自身应当不断的学习,不断加强自身的素质,否则很难将团队带到一个更高的高度。 □ 执行力 在团队里,也许我们并不需要每个财务人员都异常聪明,需要具备一定的学历。因为过度聪明、高学历往往会自我意识膨胀,喜欢好大喜功,相反,却需要每个人都要具有强烈的责任心和事业心,对于财务部门精心制定的工作计划、制度要在理解、把握、吃透的基础上不折不扣、坚定不移地贯彻执行下去,对于过程中的每一个运作细节和每一个项目流程都要落到实处。 另外,要保证团队的执行力,关键要在执行过程中明确要实现的目标分哪几个阶段和具体确定工作指标,这是确保任务完成质量的关键,也是保证团队执行力的关键。比如:团队在执行“月结账工作”的任务,如果你能够进一步明确工作任务的进度,如在哪一天验收单据录入必须要结束,哪一天销售、成本费用必须入账,什么时候经营报表需要上报,何时纳税。并适时进行考核与指导,使团队执行起来的效果就会更贴近你的预期,那么团队的执行结果也有了保障。就不会出现工作不能及时完成的现象。在实践工作过程中我们采用“财务工作秩序表”的方式将财务日常发生的工作进行统计并明确到每一位财务人员,在规定的期间内保质、保量的完成,从而保障了财务团队的执行力。 □ 创新力 只有不断地创新才能保持企业竞争优势,但是创新能力从哪里来呢?只有非常了解原来的流程、制度的前提下才能不断进行创新,所以不断教育培训,是提高人才团队创新能力的重要手段。抓好教育培训是提高队员知识水平和综合素质的重要途径,而队员的知识技能是激发创新能力的前提条件。尤其在不断发展壮大的企业,这一点体现得更为明显。在实践过程中我们采用每周、每月不定时的方式进行业务知识培训,包括:“做人、做事、再做账”、“财务核算原则”、“商品流程”、“财务分析”、“office软件操作”等等,通过不断的教育知识培训提高了整个团队的综合素质。 在日常工作过程中我们先后对财务流程进行优化创新,如通过流程改造对代销、经销分开核算减少了财务录入工作量;对银行解款采用每天一笔记录入账,从而减少银行对账的工作量;为加强资金的安全管理,采用相互核对监督的方式进行盘点、监督。如现金出纳对收银主管的备用金进行监盘,财务经理与主办会计对出纳的货币资金安全进行监督;利用财务软件批量运算功能对报表进行提取数据,提高了报表提取的工作效率。当然这不过是我们日常工作中创新的一小部分,还有大量的创新工作需要我们不断的努力,通过创新提高我们财务团队的整体实力。 其实创新能力也体现在财务工作中的各个方面,是一个综合性概念,也只有综合性的创新能力,才是真正的有竞争优势的创新能力。人才培养不只是重视知识技能方面,还要考虑品德、情感、志趣等精神层面的东西,考虑企业文化、考虑人才队伍的凝聚力和团队精神,这只有通过企业综合性的教育培训才能做到的。谁在这方面把握得好、做得好,谁就能保持长久的整体创新优势。 □ 团队分工与合作 团队内没有分工就没有合作,如果一项工作没有明确的分工则每一财务人员就不知道自身的工作任务在那,具体要承担什么样的工作责任。也谈不上合作,导致的结果就是混乱不堪,而且财务团队内本身对一些工作岗位就有一些特殊的要求,如职务不相容原则,内部控制等等。这就决定了我们要建立一个财务团队首先就得进行合理的分工。

如何构建高效财务管理运行机制

1.提高预算控制、风险控制以及内部报告控制等方面的意识

预算控制要求企业及时分析和控制预算差异,采取改进措施,确保预算的执行,最大限度地降低企业的成本。企业应当按照内部经济活动的责任权限进行预算控制,预算内资金实行责任人限额审批,限额以上资金实行集体审批,严格控制无预算的资金支出。风险控制意识要求企业管理层要注意加强本公司的内控制度建设,确立定期与不定期的讨论与协商机制,与时俱进的不断丰富和完善企业内控制度,以适应防范和控制风险,促进企业长远发展的客观需要。要建立、健全全体员工实施机制,从管理层开始,一

级抓一级,使所有员工都了解内部控制制度的实施机制。内部报告控制意识是指企业建立和完善内部报告制度,全面反映经济活动情况,及时提供业务活动中的重要信息,增强内部管理的时效性和针对性。这个内部报告控制体系要求全体人员而不仅仅是财务人员需遵守企业的财务管理制度,使企业的财务管理制度真正得以落实。

2.建立完善的财务管理系统

首先,应认真分析财务管理的宏观环境及其变化情况,提高企业对财务管理环境变化的适应能力和应变能力,制定多种应变措施,适时调整财务管理政策和改变财务管理方法,以此降低因环境变化给企业带来的经营损失。其次,建立和完善财务管理系统,以适应不断变化的财务管理环境。面对不断变化的财务管理环境,企业应设置高效的财务管理机构,配备高素质的财务管理人员,健全财务管理规章制度,强化财务管理的各项基础工作,使企业财务管理系统有效运行,以防范因财务管理系统不适应环境变化而产生的财务风险。

3.企业经营者需完善经济监督制度

首先,构建财务管理运行机制,必须提升财务人员职业道德水平。财务人员应在实际工作中对自己的工作范围、工作责任以及专业会计知识有所认识和提升,同时加强网络环境下的会计工作

能力,与企业相关部门经常保持交流与沟通,确保财务管理工作的流畅性。其次,应严肃企业的财经纪律,建立和完善财务监督制度,加强对项目投资资金的跟踪、检查和监督。只有建设比较完善的财务监督制度,才能保障财务制度的正确执行,逐步完善财务管理运行机制。再次,企业需完善领导的经济责任制度,从而使企业经营管理者明确自己在任期的直接责任和间接责任的区别与联系,哪些方面存在不同点,以便使企业的财务审计得以贯彻执行。

4.构建合理的财务管理绩效评价体系

构建企业高效财务管理运行机制的一个重要措施是建立一个财务管理绩效评价体系。其中定量指标包括个性指标和基本指标;定性指标包括对评价对象的执行情况、管理水平、创新能力和社会贡献。由以平衡记分卡、商务分析、财务预算、运营流程控制和监控、财务报告、竞争优势分析等组成,以财务管理绩效评价报告呈现出来。建立规范完整的财务管理绩效评价体系是建

立高效财务管理运行机制的关键步骤。只有建立科学合理的财务管理绩效评价体系,才能对高效财务管理制度的改革加以权衡。

如何建立一个优秀的财务部门

一支优秀的财务团队,需要做到以下几个方面:

(一)财务人员职位职责

①透过报表关注经营情况。仅靠数字、利用会计归集和核算数据已成为历史,深入分析和提出策略性建议越来越重要,标准的资产负债表、损益表已不能反映真正的经营状况,作为一个优秀的财务人员最重要的是透过这些报表重点关注现金流量、营运效率、经营风险、潜在危险等。

②怀抱谦逊思想工作。财务管理充当企业领导者的“管家”,在某些方面有一定特权,比其他部门获得更多资源或照顾,这一点很容易让人飘飘然,但却不能因此而骄横,恣意卡、压、截,要学会谦逊,多倾听别人和别的部门的看法,甚至是对财务部门的指责和抱怨,学会严于律已、坚持原则。

③灵活而要有原则。财务工作往往要面对职业道德和现实压力的选择,在坚持原则和灵活处理之间,很难把好、平衡好,尤其是财务部门的管理者更是时时面临这种挑战,一方面可能面对外界的诱惑,另一方面要遵循国家的法规制度,一方面有老板的直接命令和无形暗示,另一方面是手下的财务人员盯你如何处理。太过坚持原则,会成为大家眼中的死板、较劲之人,太灵活、某些法理不顾,又会使其他人利益受损,对此我的看法是灵活而要有原则。

(二)提高财务部门的协调沟通能力沟通是合作的开始,一个优秀的财务团队一定是一个沟通良好、协调一致的

团队,沟通有利于理解,理解有利于合作,就可以明确目标、相互激励、协调一致、增强团队凝聚力,没有沟通就没有效率。孔子认为“巧言令色,鲜矣仁”主张“君子讷于言,而敏于行”,说明“多做多说”比“少做多说”好。而在团队建设中,团队成员如果沟通不好,不仅达不到默契,无法做到协调一致,达不到预期的效益,还可能造成负效益的情况。一个团队仅有少说多做是不够的,要充分沟通,在沟通的基础上明确各自的任务和职责,才能分工协作,把大家的力量形成合力。否则,团员只管低头拉车,各走各的路,永远也不会形成团队合力,也就没有效益,甚至有可能形成负效益。

第一、财务人员应主动与财务主管人员沟通。财务主管要考虑的事情很多很杂,经常会忽视与财务人员的沟通,而且下达命令让财务人员执行后,自己没亲自参与到具体工作中,没有切实考虑到员工会遇到的具体问题,总认为不会出现差错,导致缺少主动与员工沟通的精神,所以,财务人员应该注重与主管领导的沟通,这样可以弥补主管因为工作繁忙和没有具体参考执行工作而忽视的沟通。

第二、财务主管应该积极和财务人员沟通。高效沟通是优秀管理者必备的技能之一,管理者要善于向上一级沟通,还应重视部属沟通,对于管理者来说,责备员工的同时要告知员工改进的方法及奋斗的目标,既让员工愉快地接受,又不挫伤员工积极进取的锐气。

第三、沟通是双向的,不必要的误会都可以在沟通中消除。沟通是双方的事,任何一方积极主动,另一方消极应对,沟通也不会成功。加强团队内部的沟通管理,不要忽视沟通的双向性。只有大家认真沟通,团队才能提高效益,财务团队与各职能部门密切配合,企业才能发展得更好更快。沟通是每个人都要面临的问题,也要被当作每个人都应学习的课程,把提高自己的沟通技能提升到战略高度——从团队协作的角度来对待沟通,唯有如此,才能

真正打造一个沟通良好、理解互信、高效动作的团队。


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